Come gestire le riunioni di lavoro: gli errori da non commettere

Un errore da non commettere è rimandare gli accordi su questioni discusse

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In una riunione lavorativa è necessario applicare delle regole per evitare perdite di tempo e renderla un’occasione il più possibile proficua. In occasione di incontri importanti, un inadeguato stile di conduzione e il comportamento sbagliato dei membri rischiano di rallentare l’assunzione di decisioni e quindi la costruzione di quelle responsabilità che sono necessarie al funzionamento dell’organizzazione.

Quali sono gli errori più comuni da non commettere e i relativi consigli?

1. Mancanza di un ordine del giorno

Se non ci sono punti da discutere o essi risultano vaghi e incomprensibili, la riunione non ha senso. Dovete avere bene in mente l’obiettivo della medesima, altrimenti è opportuno attendere tempi maturi per organizzarla.

2. Tolleranza di incontri collaterali

La riunione è un appuntamento unico ed esclusivo. Effettuare incontri tra un certo numero di persone già prima o dopo di essa, produce un unico risultato: ne annulla completamente lo scopo condiviso.

3. Iniziare in ritardo.

Ognuno dei partecipanti è tenuto a considerare la puntualità come un’opportunità per dimostrare la propria professionalità e serietà. Ci sono molti motivi per iniziare in ritardo ma quando accade in modo ingiustificato l’incontro è destinato a procedere nel modo peggiore. E’ compito del leader invitare i propri collaboratori a non ripetere l’errore e a farne una fase produttiva a tutti gli effetti.

4. Finire tardi.

E’ un problema analogo al primo. Iniziare tardi e finire tardi sono entrambi perdite di tempo e indice di una cattiva gestione. Il tempo va rispettato anche per gli impegni che le persone hanno programmato dopo la riunione e quindi ogni argomento va concentrato nei tempi previsti.

5. Non prendere accordi.

Meglio affrontare tutte le decisioni sugli argomenti discussi e raggiungere i dovuti accordi. Se ciò non accade, inevitabilmente si tenderà a riprendere la discussione nelle successive occasioni. Ciò causerà confusione e ulteriori ritardi.

6. Non riporre attenzione sugli inviti.

Attenzione a non escludere dalla riunione persone che potrebbero restarci male perché la reputano “importante”. La prossima volta che pensate di invitare qualcuno, ponetevi queste domande:

– la riunione contiene informazioni importanti per questa persona?

– l’invitato ha qualcosa di utile da aggiungere che attribuisce valore all’incontro?

– c’è bisogno di farlo partecipare al tempo dedicato alla riunione per intero o per una parte?

Quindi informare l’ospite sulle ragioni dell’invito o dell’esclusione.

7. Esiti poco chiari.

Alla fine di ogni incontro il leader deve assicurarsi che tutti abbiano compreso ciò che è stato discusso. Ciò implica che dovranno essere compiute precise azioni con pieno senso di responsabilità da parte di ognuno.

8. Perdita del “focus”

Accade molto frequentemente che il moderatore non riesca a mantenere saldo il “punto di arrivo” per cui ci si sta consultando. Alcuni elementi riescono a distrarlo o assumono atteggiamenti destabilizzanti che portano a sviluppare altri livelli di discussione estranei al punto. Bisogna controllare queste dinamiche, essere determinati ad andare avanti pur non sottovalutando quanto accade. E’ meglio invitare i presenti a non concentrarsi subito sulle nuove questioni ma piuttosto la volta successiva.

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Giornalista, esperto in comunicazione, formatore HR - fondatore ed editore di yourenterprise.net

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