Promuovere l’efficienza individuale e di gruppo in azienda

Lavoro-di-gruppoSi fa un gran parlare di lavoro di team, già. E l’attenzione è ovviamente diretta verso l’attitudine di tale organismo a “produrre”.  Ma quali elementi bisogna conoscere per arrivare ad una buona resa complessiva dell’organizzazione con un clima collaborativo e ricco di motivazione? Le risposte risiedono nelle caratteristiche di un efficace senso di gruppo e quindi nella definizione stessa del concetto di squadra, all’interno della quale si reputa che i dipendenti riescono a sviluppare rispetto reciproco l’un per l’altro, si sentono liberi di contribuire, scambiare idee e sviluppare competenze aggiuntive e rispondono, in definitiva, alle esigenze del business.

CARATTERISTICHE DELLA SQUADRA E DEL LEADER
Riflettiamo innanzitutto sui fattori insiti nella natura della squadra, intesa come aggregazione di individui che agiscono nella condivisione e nel perseguimento dello stesso obiettivo. Alcuni di essi sono comuni a tutti i tipi e sono: 

Diversità
Le squadre efficaci sono costituite da una varietà di culture, talenti e personalità. Le diversità non devono essere viste come un limite ma essere interpretate e utilizzate per apportare creatività e innovazione, sensibilizzare l’opinione pubblica e il rispetto per le differenze.

Comunicazione
Tutti i membri del team devono trovarsi d’accordo per ciò che riguarda gli obiettivi, la responsabilità e le scadenze. Questa coesione è facilitata da una comunicazione efficace che può avvenire in modo diverso a seconda delle circostanze: e-mail, one to one, colloqui di gruppo. Tutti i membri del team hanno diritto di sentirsi a proprio agio e formulare domande per ottenere il chiarimento di ruoli e responsabilità, inoltre non devono avvertire ostacoli per proporre suggerimenti quando possono contribuire, ognuno con la propria intelligenza ed esperienza, all’evoluzione della squadra.

Guida
Il lavoro di squadra è supportato da una leadership efficace. Tutti i team beneficiano di una o più fonti di ispirazione e di direzione. Il leader è colui in grado di supportare la collaborazione coordinando gli sforzi dei membri del team e incoraggiandoli a esprimere le loro idee durante le riunioni. Il capo garantisce che il gruppo resti in pista con un progetto e ne misura i progressi su base periodica, inoltre lavora per motivare e disciplinare i membri per assicurarsi che il potenziale di ognuno sia al massimo della propria espressione. Le caratteristiche del leader efficace evidenziate negli studi contemporanei sono: anticonformismo, coscienziosità, gradevolezza, tolleranza allo stress, fiducia in se stessi, self control, orientamento, maturità emotiva e integrità.

Attività di team building
Un efficace lavoro di gruppo si sviluppa attraverso esperienze condivise e pratica quotidiana. L’impostazione delle attività di team building possono essere un fattore importante nel determinare lo sviluppo aziendale e per tale scopo esistono esercizi specifici per incrementarne l’efficienza. Il perfezionamento delle abilità del gruppo potenzia la comunicazione, il problem solving e la creatività. Grazie alle attività ludiche, il leader può tenere coeso il gruppo per costruire relazioni, sollevare il morale e promuovere la comprensione reciproca di interessi, personalità, punti di forza e di debolezza.

Sotto questo punto di vista i “giochi di ruolo” risultano l’esercizio ideale nonché divertente per aumentare le virtù dei componenti dell’azienda. Il capo ha il compito di promuovere e coordinare iniziative di questo genere e si tratta di giochi di società veri e propri che stimolano la fantasia e la cooperazione. Dopo aver assegnato un ruolo ad ognuno e prefigurato lo scenario con uno specifico problema da risolvere, i partecipanti devono formulare idee e soluzioni avendo come esclusivo strumento operativo la propria fantasia e la capacità di problem solving. Le proposte che vengono fuori a mano a mano devono essere vagliate, condivise e approvate dagli altri.


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a) Dal gruppo al “lavoro in team”, i fondamenti
b) Gestire la propria squadra per renderla innovativa
 

 

LAVORARE INSIEME
Per favorire il lavoro di squadra dei suoi collaboratori, il leader deve assumersi la precisa responsabilità di alimentarne la coesione ma anche l’inclinazione al dovere e il benessere all’interno dell’azienda.

Le riunioni
E’ importante riunirsi almeno una volta la settimana e nel corso dell’incontro è possibile discutere di eventuali cambiamenti alle politiche aziendali e dare accoglimento a opinioni o preoccupazioni circa le novità inerenti la società. È l’occasione giusta perché ognuno fornisca input personali su come risolvere i problemi correlati alla attività svolte o da svolgere. Inoltre, in una riunione produttiva ciascun membro dell’organizzazione potrebbe fornire un suo piano per risolvere la situazione dei colleghi. Se impostata in questa maniera, la riunione diventa un propulsore reale alla resa dell’organizzazione

Stabilire politiche di squadra, linee guida e obiettivi
Occorre fornire ai dipendenti una visione a tutto tondo degli obiettivi del team, il modo in cui saranno raggiunti e misurati. Gli obiettivi vanno definiti in modo chiaro e diretto. Le linee guida consentono di valutare correttamente le prestazioni di squadra e assicurano che ogni
individuo continui a dedicarsi alle attività generali.

Assegnare ruoli chiari
Stabilire i requisiti che definiscono il ruolo di ognuno nell’ambito delle proprie responsabilità e sottolineare l’importanza del proprio contributo alla squadra.

Preparare i dipendenti per il successo
Valutare i punti di forza e di debolezza dei dipendenti e fornire loro la capacità di affrontare eventuali problemi tramite programmi di formazione e di tutoraggio.

Gestione dei conflitti
Favorire un ambiente costruttivo di incontro e di discussione. Tenere a bada i dissensi e le ragioni delle divergenze di opinione con autorevolezza e arrivare alle soluzioni con rapidità.

IDENTITA’ DI GRUPPO
Per rendere collaborativi i dipendenti è necessario lasciare che sentano di appartenere ad un contesto identitario con cui distinguersi all’esterno. Vediamo quali sono i passi fondamentali.

Creare l’identità di squadra
Allo stesso modo in cui gli appassionati di sport diventano fedeli al loro squadra del cuore, è possibile promuovere lo spirito di team nel vostro business con la creazione di una cultura aziendale fondata sul senso si appartenenza ad un gruppo. L’identità dell’organizzazione può essere definita attraverso strumenti di comunicazione come manifesti murali, magliette, slogan aziendali ecc.

I colori “sociali”
I colori del logo aziendale possono diventare i colori ufficiali della squadra, comparire nella divisa da lavoro o nelle t-shirt. Si possono organizzare concorsi che hanno il potere di tenere uniti i dipendenti e di cementare ulteriormente il loro rapporto al lavoro.

Prefissare obiettivi agli incontri e competitività
Stabilire appuntamenti giornalieri, settimanali e trimestrali per gli incontri di gruppo nei quali portare di volta in volta dei temi per arricchire e diversificare creativamente il lavoro e gli obiettivi sia individuali che di gruppo. Per aumentare la competitività, quindi la produttività, si potrebbero sostituire le classiche gare a premi tra gruppi, con l’assegnazione di compiti a ciascun gruppo, conformi alle loro mansioni, in modo rotativo di volta in volta senza comunicare quale risultato ci si aspetta ma avendo cura di infondere fiducia ed entusiasmo. Ad obiettivo raggiunto si assegnerà un premio. In questo modo, difficilmente sorgeranno delusioni o frustrazioni per la differenza di abilità tra le diverse unità, perché ognuno è consapevole e soddisfatto del proprio valore in relazione alla mansione svolta.

Tagliare le perdite
Un dipendente insoddisfatto fa del male a sé e all’azienda. Una persona demotivata e demotivante potrebbe generare un clima fortemente negativo e innescare delle reazioni a catena. Se si scopre un dipendente infelice, cercare di fornire soluzioni in modo che ritrovi fiducia e positività. Se possibile andare anche a fondo per conoscere eventuali cause personali e valutare se è il caso di cambiargli ruolo. Se tutto ciò non risolve il problema, per il bene dell’azienda bisogna essere disposti a escluderlo del tutto e a rimpiazzarlo con qualcuno pronto a lavorare duro ed essere parte della squadra.

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Giornalista, esperto in comunicazione, formatore HR - fondatore ed editore di yourenterprise.net

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