Produttività: gestire il proprio tempo con efficacia

La gestione del tempo è il modo di condizionare al meglio il proprio futuro

Una persona intraprendente è chiamata a misurarsi in primo luogo con un fattore critico: il tempo. Gestire il proprio tempo significa attribuire il giusto valore strategico a tale risorsa finita. In assenza di questo rischiate di trovarvi a fine giornata con il classico “pugno di mosche” in mano.

A chi non è accaduto di provare la frustrante sensazione di aver lavorato tanto e di aver concluso poco o nulla? Ciò dipende da abitudini sbagliate e improduttive che ci lasciano smarrire durante il nostro percorso quotidiano verso gli obiettivi. Allora vediamo qual è l’atteggiamento e la strategia giusti per intervenire in tal senso per essere finalmente più concludenti ed efficienti.

Il tempo è una variabile del tutto soggetta alla nostra volontà. Quando si dice: “non ho tempo”, in realtà si è stati incapaci di organizzarlo e ciò difficilmente lo si ammette. Si accampano le diverse scuse: la famiglia, gli impegni, il lavoro, gli altri, gli imprevisti ma quasi mai si dice che siamo anche noi. Cosa possiamo fare noi? In estrema sintesi: prevenire prima di curare.

In linea generale possiamo dividere il tempo in due componenti che sottendono ciò che svolgiamo e come lo svolgiamo: i compiti importanti e quelli urgenti.

Per comprendere a pieno il rapporto tra i due concetti, faremo riferimento al seguente grafico, che indica il rapporto tra ciò che è “urgente” e ciò che è “importante” (e viceversa) dal punto di vista di chi gestisce il proprio tempo. Vediamo cosa vuol significare:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quadrante I: compiti importanti e urgenti

Molti compiti diventano urgenti a causa di una cattiva previsione preventiva e di una irresponsabile leggerezza nel non valutarne le conseguenze di medio o lungo periodo. In questo quadrante rientrano le emergenze, che in teoria dovrebbero sempre essere prevenute. La conseguenza peggiore infatti è la perdita di una visione d’insieme. L’attenzione rimane troppo focalizzata sul problema del momento e cresce il rischio di sbagliare le decisioni del momento.

Esempi di emergenze destabilizzanti (compiti urgenti e importanti)
– multe non pagate;
– cattive condizioni di salute;
– auto in panne;
– difficoltà finanziarie.

Quadrante II: compiti importanti e non urgenti

Essi assumono un’importanza vitale perché attribuiscono “fondamenta” a ciò che desiderate per il futuro. E’ necessario che i compiti importanti siano recepiti come la base di crescita, non solo personale. Non avendo carattere urgente, solitamente si tende a rimandarli. Nel breve periodo non si avvertono conseguenze negative, ma gli effetti sul medio o sul lungo periodo possono essere devastanti.

Esempi di compiti importanti e non urgenti da curare:
– Formazione personale;
– Progettazione della propria meta;
– Gestione finanziaria;
– Alimentazione sana e attività fisica;
– Salvataggio files PC ecc.

Quadrante III: compiti non importanti e urgenti

Si tratta di tutte quelle occupazioni che assorbono inutilmente del tempo e che potrebbero semmai essere svolte in tempi diversi. In questo quadrante rientrano in particolare tutte quelle richieste che provengono dall’esterno. Queste ultime sono urgenti per gli altri e se vi adeguate passivamente alle loro volontà, non deciderete più voi in prima persona delle vostre sorti.

Esempi di compiti non importanti e urgenti:
– Telefonate di amici chiacchieroni;
– Perdere tempo su Internet;
– Giocare troppo ai videogames;
– Concedersi ozio e troppo tempo per gli svaghi.

Quadrante IV: compiti non urgenti ne’ importanti

In questa categoria rientrano tutti i compiti per i quali si tende continuamente a rimandare. Essendo poco importanti e non urgenti, hanno una priorità molto bassa ma quest’ultima può variare con l’andare del tempo. “Accumulare polvere” di certo è meno importante che strutturare il vostro sito, ma se non si pulisce mai, prima o poi diventerà urgente e importante che torniate a respirare in un ambiente salubre e che sblocchiate anche la ventola del PC!

Esempi di compiti poco importanti e non urgenti:
– Riordinare casa;
– Ripulire il PC;
– Telefonare ad un vecchio amico;
– Concedersi un sano riposo.

Ricordate che il modo più saggio per risparmiare tempo, fatica ed essere nel contempo produttivi risiede nella consapevolezza che i traguardi migliori sono il risultato di micro addizioni di scelte sensate, a partire dal modo in cui viviamo il nostro quotidiano. Tra i compiti importanti va sottolineata anche la formulazione delle idee. Ponetevi anche in modo proattivo e fate tesoro di tutte le ispirazioni che vi vengono in mente a mano a mano che state progettando la vostra attività. Scrivetele da qualche parte e seguitele!

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Giornalista, esperto in comunicazione, formatore HR - fondatore ed editore di yourenterprise.net

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