Creare eventi ed mail marketing, la piattaforma Eventbrite

Eventbrite creazione eventi

Eventbrite è una delle migliori piattaforme per creare epromuovere un evento di successo on line

Internet rende disponibili strumenti sempre più all’avanguardia per creare eventi e per il mail marketing. La piattaforma Eventbrite è sicuramente tra i servizi meglio attrezzati che non lascia nulla al caso per sviluppare con successo qualunque iniziativa di rilevanza pubblica.

Ogni neo azienda ha bisogno di farsi conoscere, deve saper comunicare il prodotto/servizio commercializzato e gestire quindi la mole di contatti fedeli al brand. Non è più consentito improvvisare, anche per la presenza di competitor all’avanguardia e l’esigenza delle persone di essere informate correttamente, in modo pulito e puntuale.

Le statistiche indicano che la vecchia mail rimane lo strumento preferito per i rapporti economici e commerciali tra persone ed aziende. Le persone preferiscono individuare il contatto umano, conoscere l’interlocutore, a trarne rassicurazione. Perché allora non apprendere alcuni strumenti di base per comunicare con efficacia verso il mercato? Tutto questo rispettando pur sempre le regole della privacy e dell’autorizzazione al trattamento dei dati personali dei destinatari dei vostri messaggi.

La newsletter è l’evoluzione del vecchio messaggio di posta elettronica. A differenza del semplice testo, è un prodotto digitale che presenta un’impaginazione, è articolata in testi e immagini e viene spedita a cadenza regolare ad utenti fidelizzati oppure per promuovere di tanto in tanto eventi di business, nel nostro caso: convegni, presentazioni aziendali, aggiornamento prodotto, conferenze stampa, insomma tutto ciò che concorre a promuovere la vostra impresa ed a costruire un’immagine integra ed efficace del brand (brand identity).

Per capire bene il funzionamento di Eventbrite faremo un esempio pratico. Avete progettato la vostra Startup e disponete di una mailing list di qualche migliaio di potenziali investitori. Ora occorre consentire loro di conoscere chi siete, l’idea e quindi il mercato che intendete penetrare. Quindi avete pianificato di tenere un convegno di presentazione.

Dopo aver creato un account Eventbrite, che utilizzerà sempre le stesse credenziali anche per eventi futuri, bisognerà seguire le indicazioni interne per inserire l’evento e divulgarlo. La creazione dell’evento utilizza una procedura guidata secondo i passi seguenti:

a) Titolo evento;
Il titolo deve essere breve e specifico. L’utente finale che leggerà dovrà avere subito un’idea efficace di ciò che state organizzando.
b) Località;
La piattaforma permette di scegliere tra la località fisica, e quella virtuale nel caso in cui l’evento sia on line.
c) Data e orario di inizio/fine;
d) Logo evento;
L’utilizzo di un logo o simbolo non banale e opportunamente studiato per l’occasione aumenterà il prestigio dell’iniziativa.
e) Descrizione evento;
Specificare: organizzatori, relatori, rivolto a chi, obiettivi, eventuali appuntamenti passati, se è gratuito o a pagamento, luogo e data, link di collegamento per approfondimenti.
f)  FAQ
Si possono aggiungere le Frequent Asked Question con risposta e più nello specifico:
Domande frequenti su biglietto e registrazione

Il tipo di evento può essere gratuito o a pagamento. Nel caso in cui intendete vendere i biglietti ad un prezzo prestabilito, occorre che creiate un account con il circuito PayPal, che vi consentirà di ricevere e inviare pagamenti in un circuito sicuro. Il cliente pagante è tenuto a crearne uno anche per lui, altrimenti non può effettuare la transazione. PayPal è un servizio conveniente ed è convenzionato con moltissime piattaforme presenti on line. E’ collegabile alle carte di credito da cui attinge i pagamenti solo nel momento in cui li effettuate, trattenendo una piccolissima commissione per il servizio.

Gli iscritti possono scegliere anche di versare il pagamento all’ingresso dell’evento, decidete voi se in contanti o tramite assegno. Questo è utile per i partecipanti che non sono molto pratici con i pagamenti elettronici.

Bene, avete creato il vostro evento con successo! A questo punto nel pannello di gestione, che compare sulla sinistra, avete tutta una serie di strumenti per promuoverlo e controllare l’andamento della campagna.

La funzione fondamentale è “Crea invito“. Eventbrite genera automaticamente una newsletter di riepilogo con l’invito a partecipare all’evento, di cui è possibile visualizzare l’anteprima. Potete scegliere colore e layout della mail e copincollare widgets per la pubblicazione dei banner o del tasto di iscrizione nei siti web.

Chi riceve il link via email accede direttamente alla pagina di iscrizione, senza necessità di creare alcun account con Eventbrite. All’atto dell’iscrizione è obbligato ad inserire i dati personali, in seguito riceve per email un codice che dovrà esibire all’ingresso.

Per quanto riguarda la comunicazione dell’evento, Eventbrite è in grado di importare i vostri contatti sia dalla mail personale che da file opportunamente strutturati, per es. csv o txt.
Potete stampare perfino i badge dei partecipanti. Il sistema consente di generarli in automatico per nome e cognome in base alla lista ufficiale. E’ possibile fissare un numero massimo di nuovi partecipanti che potrebbero ricevere il biglietto solo in seguito alla liberazione del relativo posto (lista di attesa).

Monitorate i risultati della campagna in base agli strumenti di analisi disponibili: mail inviate, lette etc. Appena prima dell’evento stampate la lista invitati, ad ognuno dei quali è associato un codice che basterà verificare all’ingresso. E il gioco è fatto! Buon lavoro.

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Giornalista, esperto in comunicazione, formatore HR - fondatore ed editore di yourenterprise.net

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